El enigma del Big Data

PorEduard Farga, director de Marketing RICOH España
Big-Data-1024x704El enorme volumen de información que fluye en las empresas está incrementando a un ritmo alarmante. Este fenómeno, llamado ‘big data’, comporta al mismo tiempo desafíos y oportunidades para las compañías. Un reciente informe[1]afirma que, “el volumen creciente de datos que manejan las empresas, el aumento de los medios multimedia y los social media, etc impulsará el crecimiento exponencial de la información en un futuro no lejano”. El mismo informe también indica que “a medida que las organizaciones incrementan el porcentaje de datos almacenados en formato digital, aumentan también la disposición de información precisa y detallada, desde inventarios de producto hasta días de baja por enfermedad, y en consecuencia, ser flexibles e impulsar su actividad”.

En RICOHcreemos que la capacidad de manejar el estallido delbig data será el factor diferencial de la habilidad de las empresas en mantener su ventaja competitiva. Al desarrollar una infraestructura de gestión de la información es esencial contemplar los procesos críticos de negocio que convierten la información en conocimiento, permitiendo que fluyan entre los empleados por toda la organización y se traduzca en acciones y resultados. Al hacer esto, los ejecutivos de nivel C tendrán acceso sin precedentes a un rico escenario de información para apoyar o dirigir futuras decisiones. Al adoptar el adecuado método de manejo del big data pueden alcanzarse perspectivas únicas en sus organizaciones y también para sus clientes, al mejorar en eficiencia y añadir mayor valor a los resultados.

Estos beneficios en el aumento de la productividad y la rentabilidad, son aplicables tanto al sector público como al privado. Al tratar con organizaciones públicas, nos comentan que desglosar su big data es una de sus prioridades, en especial para asegurar que están alineadas con las normativas vigentes en materia de protección de documentos confidenciales y gestión de registros.

Sin embargo, un estudio reciente llevado a cabo por Coleman Parkes Research[2]muestra que la mayoría de los trabajadores de las organizaciones del sector público recibe y gestiona directamente su propia documentación, sin colaborar ni notificar a otros departamentos. Así sucede en el 41% de las organizaciones del sector educativo y en el 34% de las compañías de servicios de salud.  Este dato pone de manifiesto que el valor de la información no puede ser contemplado por toda la compañía del mismo modo, por lo que, con toda probabilidad, en muchas ocasiones se duplican esfuerzos y no se percibe el valor ni beneficio de disponer de un rápido acceso a la información. Además, esto sitúa a las organizaciones en riesgo de padecer brechas de compatibilidad, ya que la información es difícil de controlar y gestionar.

Pero también hay buenas prácticas. Recientemente hemos trabajado con una compañía europea del sector sanitario que identificó la necesidad de transformar y actualizar su departamento de Recursos Humanos y de Contabilidad para maximizar así la productividad y la conformidad con la normativa vigente. Al introducir procesos automatizados más eficientes, el departamento de Recursos Humanos ha experimentado una drástica reducción del tiempo que emplea en encontrar un documento: de 6,7 minutos a 30 segundos. Al mismo tiempo, el departamento de Contabilidad redujo su proceso de búsqueda de 4 minutos a 30 segundos por documento. La compañía ha logrado así un ahorro anual de aproximadamente 345.000€ como resultado de esta optimización en sus procesos de trabajo.

Esta situación no es exclusiva del sector público. El 43% de los encuestados por Coleman Parkes2en Europa afirmaron que aún utilizan copias impresas para sus procesos documentales críticos, y solamente un 22% afirmó emplear un flujo de trabajo automatizado. En la industria de servicios financieros, ampliamente regulada, menos de la mitad de las organizaciones europeas (un 45%) confirmaron que tenían la capacidad de dirigir procesos de auditoría en todos sus documentos confidenciales críticos; y el 20% dijo que no tenía ningún tipo de proceso de auditoría. Estos datos son muy significativos y podrían poner las empresas en conflicto con el cumplimiento de normativas como la Ley Sarbanes-Oxley, que determina que las organizaciones deben asegurar que su documentación crítica no sea alterada, destruida o extraviada.

Al igual que las brechas de conformidad normativa, otro rompecabezas del big data al que se enfrentan las organizaciones en Europa son la reducción del tiempo y el dinero que emplean en su manejo. Aproximadamente 362 millones de horas de trabajo2se emplean anualmente en toda Europa sólo en la gestión de documentos críticos. Los empleados a cargo de esta tarea admiten que hay un amplio margen de mejora, tan solo con un 10% de incremento de eficiencia se puede generar un aumento de los beneficios de 46 millones de euros en Europa. Por tanto, es esencial que los directivos actúen ya para manejar la situación dentro de sus propias organizaciones y destapar el proceso de ineficiencia existente. Un buen ejemplo de los beneficios que se pueden lograr se extrae de un cliente de RICOH en Alemania. Su departamento de Contabilidad transformó los procesos que utilizaba que concluían cada año con un denso informe de auditoría. Esta compañía hoy dispone de una gestión centralizada del sistema y un flujo de trabajo automatizado. Actualmente está ahorrando aproximadamente 600.000€ por año y disfruta de un modo de trabajar más productivo y consistente.

Al tener una visión más cercana sobre los procesos de negocio, incluyendo aquellos que están vinculados al manejo de documentos e información, las empresas pueden aprovechar totalmente los beneficios del big data. No tiene por qué ser un problema, instaurar el sistema adecuado de gestión puede ser absolutamente provechoso. Enigma resuelto.

By Ricoh España

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